Trung tâm kiểm soát (Control Center) là gì? Thiết kế trung tâm kiểm soát
Mục Lục
Trung tâm kiểm soát (Control Center)
Trung tâm kiểm soát - danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Control Center.
Trung tâm kiểm soát (hay còn gọi điểm kiểm soát) là một bộ phận doanh nghiệp được giới hạn theo các tiêu thức xác định nhằm thực hiện hoạt động kiểm soát với kết quả và hiệu quả cao. Trước hết cả doanh nghiệp là một trung tâm kiểm soát và mỗi trung tâm kiểm soát là một đơn vị bộ phận của doanh nghiệp mà ở đó những nhiệm vụ nhất định của quá trình sản xuất - kinh doanh được thực hiện.
Các yêu cầu về thiết kế trung tâm kiểm soát
Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng kiểm soát
Một doanh nghiệp khi cân nhắc, phải tính đến việc phải thiết kế hệ thống các trung tâm kiểm soát như thế nào để các chức năng, nhiệm vụ kiểm soát được thực hiện. Để đánh giá được tính rủi ro có thể xuất hiện ở từng bộ phận, phải nghĩ đến việc hình thành các trung tâm kiểm soát đến tận từng nơi làm việc sản xuất và nơi làm việc quản trị.
Mặt khác, muốn thực hiện được các chức năng phối hợp và chức năng phối hợp và chức năng dịch vụ của kiểm soát thì việc rất quan trọng là phải đánh giá được chính xác mức độ hoạt động của từng bộ phận để so sánh mức độ thực hiện với mục tiêu, về mức độ hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trong mối quan hệ với những thay đổi bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Phải gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách
Để kiểm soát cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế độ trách nhiệm cá nhân thì ngay từ khâu thiết kế phải tuân thủ nguyên tắc gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách. Đáp ứng yêu cầu này, tốt nhất là phải chú ý đến sự phù hợp giữa hệ thống các trung tâm kiểm soát với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các trung tâm kiểm soát
Yêu cầu đáp ứng khi hình thành trung tâm kiểm soát là ranh giới giữa các trung tâm kiểm soát phải rõ ràng. Chỉ trên cơ sở rõ ràng thì việc xác định tốt/xấu, tiết kiệm/lãng phí, có/không hiệu quả mới được đánh giá chính xác và gắn với một bộ phận hay cá nhân cụ thể.
Gắn tính hiệu quả và khả năng bao quát của người phụ trách trung tâm kiểm soát
Tính hiệu quả đòi hỏi phải hình thành hệ thống các trung tâm kiểm soát riêng sao cho hoạt động kiểm soát diễn ra với kết quả cao nhưng chi phí kinh doanh phát sinh thấp nhất có thể.
Vì gắn với chế độ trách nhiêm cá nhân, mỗi cá nhân phụ trách trung tâm kiểm soát phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của trung tâm kiểm soát đó nên việc hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với khả năng bao quát của anh ta.
Nếu không đáp ứng được yêu cầu này, việc qui trách nhiệm cho cá nhân người phụ trách sẽ không mang tính thuyết phục, việc thưởng phạt sẽ không công minh và do đó không có ý nghĩa. (Theo Giáo trình Kiểm soát, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)