Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

Mục Lục

Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

Khái niêm

Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận trong tiếng Anh được gọi là Matrix project organizational structure.

Cơ cấu tổ chức dạng ma trận là một cơ cấu tổ chức lai ghép trong đó cơ cấu quản lí theo chiều ngang của dự án được lồng ghép vào cơ cấu tổ chức theo chiều dọc của công ty.

Trong cơ cấu tổ chức dạng ma trận thường có hai hệ thống chỉ huy, một hệ thống chỉ huy theo kênh chức năng và một hệ thống theo kênh dự án.

Thay vì phân bổ từng phần công việc dự án cho các bộ phận chức năng để tạo ra các nhóm tự quản, các thành viên tham gia dự án báo cáo kết quả công việc đồng thời cho trưởng phòng ban chức năng và nhà quản lí dự án.

Các cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận khác nhau

Trong thực tế có nhiều hình thức cơ cấu tổ chức dự án ma trận khác nhau tuỳ thuộc vào mối tương quan quyền lực tương đối của nhà quản lí dự án và trưởng các phòng ban chức năng.

- Cơ cấu ma trận chức năng (hoặc còn gọi là ma trận yếu, ma trận nhẹ) chỉ các loại hình cơ cấu tổ chức ma trận trong đó cán cân quyền lực nghiêng về phía các trưởng phòng ban chức năng.

- Ma trận cân đối, ma trận trung bình chỉ cơ cấu tổ chức ma trận truyền thống trong đó có sự cân đối quyền lực giữa nhà quản lí dự án và trưởng phòng ban chức năng.

- Ma trận dự án là cơ cấu tổ chức ma trận trong đó cán cân quyền lực nghiêng về phía nhà quản lí dự án.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

1. Hiệu quả trong sử dụng nguồn lực – Các nguồn lực được chia sẻ cho nhiều dự án cũng như trong nội bộ phòng ban chức năng.

Cán bộ phòng ban chuyên môn có thể phân chia thời gian làm việc cho nhiều dự án khi có yêu cầu. Điều này hạn chế sự lãng phí nguồn lực so với cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách.

2. Chú trọng đến các hoạt động dự án hơn – Chú trọng hơn đến các hoạt động dự án do có nhà quản lí dự án chuyên trách có trách nhiệm điều phối và phối hợp hoạt động của các bộ phận chức năng.

Điều này tạo ra một cách thức tổng thể giải quyết các vấn đề của dự án mà thường không có được trong cơ cấu chức năng.

3. Dễ dàng phân công nhiệm vụ mới hậu dự án – Do cơ cấu dự án được lồng ghép với cơ cấu chức năng cho nên các chuyên gia vẫn duy trì được mối liên hệ với đơn vị công tác của mình cho nên thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ sau khi dự án kết thúc.

4. Linh hoạt trong phân công nhiệm vụ - Cơ cấu ma trận cho phép linh hoạt trong việc sử dụng nguồn lực và cán bộ chuyên môn trong công ty.

Trong một số trường hợp các phòng chức năng phân công cán bộ đến làm việc dưới sự quản lí trực tiếp của nhà quản lí dự án, trong một số trường hợp khác cán bộ phòng ban làm việc cho dự án dưới sự quản lí của trưởng bộ phận.

Hạn chế của cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

1. Bất đồng không cần thiết giữa nhà quản lí dự án và trưởng các bộ phận chức năng - bất đồng thường nảy sinh giữa các yêu cầu chuyên môn phức tạp và tính đặc thù của dự án.

Sự bất đồng trong công việc có thể dễ phát triển thành bất đồng mang tính chất cá nhân dẫn đến mâu thuẫn trong cách thức làm việc và trách nhiệm với dự án. Chỉ thông qua đàm phán và thảo luận mới giúp hạn chế những bất đồng và mâu thuẫn phát sinh.

2. Cạnh tranh nội bộ giữa các nhà quản lí dự án trong huy động nguồn lực – do các nguồn lực, trang thiết bị, nhân lực được chia sẻ giữa nhiều dự án khác nhau cho nên các nhà quản lí dự án thường có xu hướng cạnh tranh với nhau để giành giật những gì được coi là tốt nhất cho dự án của minh.

3. Căng thẳng và nhiều áp lực đối với cán bộ dự án – Cơ cấu tổ chức ma trận tạo ra hai kênh chỉ huy và mỗi cán bộ dự án có tối thiểu hai nhà quản lí: các nhà quản lí dự án và trưởng bộ phận cho nên chịu nhiều áp lực và căng thẳng trong công việc đặc biệt trong trường hợp làm việc đồng thời cho nhiều dự án.

4. Công việc thực hiện chậm – do tiến độ thực hiện các hoạt động của dự án phụ thuộc vào các phòng chức năng, đặc biệt là cơ cấu ma trận cân bằng.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận (Matrix project organizational structure) là gì? Ưu và nhược điểm

Mục Lục

Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

Các cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận khác nhau

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

Hạn chế của cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

Thuật ngữ khác