Thư thương mại (Business Letter) là gì? Hình thức của thư thương mại
Mục Lục
Thư thương mại (Business Letter)
Thư thương mại - danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Business Letter hoặc Commercial Letter.
Thư thương mại là tài liệu chứa các vấn đề và thông tin liên quan đến kinh doanh, được viết bởi người kinh doanh hoặc người trao đổi thông tin với các công ty kinh doanh, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, ngân hàng, bảo hiểm, công ty, cơ quan chính phủ, hiệp hội kinh doanh nhằm mục đích bán hoặc mua hàng hóa, lấy thông tin, đặt hàng,... và các vấn đề khác liên quan đến kinh doanh. (Theo The Business Communication)
Thư thương mại là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện. Thư được viết theo nhiều dạng, do sự đa dạng về địa lí cũng như ngôn ngữ. Tuy nhiên, trong thời kì toàn cầu hóa như hiện nay, hầu hết thư thương mại được trình bày bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ, nội dung rõ ràng.
Hình thức của một thư thương mại
Trong giao dịch quốc tế, người ta thường sử dụng một trong các hình thức sau đây để trình bày một thư thương mại:
- Book style: hình thức khối.
- Indented block style: hình thức thụt đầu dòng.
- Modified block style: hình thức toàn khối.
- Modified block style with indented paragraphs: hình thức khối xiên.
Trình bày thư thương mại
- Letter head (phần tiêu đề: tên, địa chỉ công ty gửi thư)
- File reference (mã số hồ sơ)
- Date line (ngày, tháng)
- Inside address (tên, địa chỉ người nhận)
- Salution (chào hỏi)
- The opening paragraph (mở đầu thư)
- The body of letter (nội dung chính của thư)
- The closing paragraph (câu kết của thư)
- Signature (kí tên)
- Stenographic reference (kí hiệu riêng)
- Enclosere (phần đính kèm)
- Carbon copy notation (nơi gửi bản sao).
Trong đó có những phần cần đặc biệt quan tâm như: Phần chào hỏi cần thể hiện được phép lịch sự đối với người đọc. Nếu có mối quan hệ thân thiết, cần sử dụng kiểu chào hỏi thân mật. Trong những trường hợp khác, cần phải sử dụng dạng chào hỏi trang trọng.
Thông thường, người viết không biết người nhận chính xác là ai, đặc biệt trong những trường hợp mới giao dịch lần đầu. Do đó, cần chú ý để có cách thể hiện nội dung trong thư.
Cách viết thư thương mại
Cuộc đàm phán bằng thư thương mại (Fax, Telex, E-mail...) thông thường diễn ra theo trình tự sau:
- Hỏi hàng.
- Chào hàng.
- Hoàn giá.
- Chấp nhận.
- Đặt hàng.
- Xác nhận (kí kết hợp đồng). (Theo Quản trị xuất nhập khẩu, NXB Lao động - Xã hội)