Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định theo nhóm

Mục Lục

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định theo nhóm

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định theo nhóm trong tiếng Anh được gọi là Group Decision Support System - GDSS.

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định theo nhóm là hệ thống giải quyết các vấn đề không có cấu trúc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của những cuộc gặp theo nhóm.

Nhờ các hệ thống này, số lượng các cuộc gặp gỡ của các nhà ra quyết định tăng lên, thời gian họp cũng được kéo dài hơn và gia tăng số ý kiến tham gia để giải quyết các vấn đề của tổ chức.

Việc tạo ra các quyết định theo nhóm có đặc thù riêng và khác với việc ra những quyết định của mỗi cá nhân.

Yếu tố ảnh hưởng

Sự thành công của hệ thống hỗ trợ ra quyết định theo nhóm phụ thuộc vào những yếu tố sau:

- Các đặc điểm của mỗi nhóm: số người trong nhóm, kinh nghiệm của từng người...

- Đặc điểm tổ chức mà nhóm đang làm việc: qui mô, lĩnh vực hoạt động...

- Đặc điểm của nhiệm vụ mà nhóm triển khai: chức năng hoạt động, nội dung nhiệm vụ, độ phức tạp, thời gian triển khai...

- Việc sử dụng công nghệ thông tin: như hệ thống gặp mặt điện tử, truyền hình hội nghị...

- Quá trình liên hệ và tạo quyết định mà nhóm đang sử dụng...

Ưu và nhược điểm

Ưu điểm

Hệ thống GDSS có khả năng giúp giải quyết các vấn đề của các cuộc họp bằng cách như sau:

- Phát triển các kế hoạch định trước để tạo cho cuộc gặp gỡ có hiệu quả hơn và thu được kết quả tốt hơn. Các bảng câu hỏi tự động, một số phần mềm trên máy PC có khả năng cấu trúc lại các kế hoạch và do đó, phát triển những kế hoạch này.

- Tăng khả năng tham gia. Hệ thống này khiến cho tất cả các thành viên đều có khả năng tham gia đầy đủ ngay cả khi số thành viên là khá lớn. Các thành viên có thể tham gia ý kiến đồng thời hơn vào cùng một thời điểm và do đó tạo hiệu quả cho các cuộc gặp gỡ.

- Tạo không khí cởi mở và hợp tác trong các cuộc họp có sự tham gia của các cấp quản lí khác nhau. Các thành viên ở cấp quản lí thấp có thể tham gia ý kiến mà không sợ bị các cấp quản lí cao chỉ trích.

Các thành viên ở cấp quản lí cao tham gia cuộc họp mà cũng không lo rằng sự có mặt của họ sẽ điều khiển các luồng ý kiến và từ đó không thu được kết quả như mong đợi.

Những người tham gia đều cảm nhận rằng với sự trợ giúp của hệ thống GDSS, việc đóng góp ý kiến trở nên tự do hơn, cởi mở hơn và từ đó sẽ có trách nhiệm cao hơn trong cuộc họp.

- Nhằm mục tiêu đánh giá: người tham gia sẽ tập trung đánh giá chính xác các vấn đề được đặt ra.

Người đưa ra ý kiến có cơ hội tách biệt bản thân họ với ý kiến của họ để có một cái nhìn khách quan hơn. Việc đánh giá trong bầu không khí không xưng danh như vậy làm tăng độ chính xác của các ý kiến phản hồi.

- Tổ chức và đánh giá các ý kiến: Các công cụ của hệ thống này được cấu trúc và dựa trên một phương pháp cụ thể, cho phép các cá nhân tự tổ chức và nộp những kết quả theo nhóm mà không cần xưng danh.

Sau đó từng nhóm sẽ tổng hợp lại và phát triển các ý kiến đã được tổ chức này cho tới khi hoàn thiện được các tài liệu.

- Tạo tài liệu của cuộc gặp: các thành viên có thể sử dụng dữ liệu của cuộc họp để tranh luận sau cuộc họp hoặc cung cấp với những ai không tham gia cuộc họp, thậm chí có thể tạo ra các bản trình bày từ những dữ liệu đó.

Một số công cụ của hệ thống GDSS cho phép người sử dụng nghiên cứu từng vấn đề một cách chi tiết hơn, đầy đủ hơn; cho phép những người không tham gia cuộc họp có cơ hội tìm kiếm được các thông tin cần thiết sau cuộc họp...

Hạn chế

Hệ thống GDSS có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên nó khá phức tạp; tính hiệu quả của các công cụ được sử dụng phụ thuộc phần nào vào các thiết bị phần cứng, chất lượng của các kế hoạch, sự hợp tác của các thành viên...;

Chi phí cho những hệ thống này khá đắt nên thực tế việc đưa các hệ thống này vào sử dụng vẫn còn hạn chế.

(Tài liệu tham khảo: Hệ thống thông tin quản lí, ThS. Lê Thị Ngọc Diệp, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, 2013)

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định theo nhóm (GDSS – Group Decision Support System) là gì?

Mục Lục

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định theo nhóm

Yếu tố ảnh hưởng

Ưu và nhược điểm

Thuật ngữ khác